Una factura electrónica es un comprobante fiscal digital, que se genera de forma electrónica en plataformas en línea o medios electrónicos, ya sea el sistema gratuito del SAT o sistemas de facturación electrónica autorizados (PAC).
Estos comprobantes fiscales digitales son las versiones electrónicas de las facturas convencionales y sirven como comprobantes de transacciones económicas y se utilizan para llevar un registro que permita el control contable.
¿Para qué sirve?
Su principal función es tener un mejor control sobre la situación fiscal y económica del país a través de un sistema digital.
Estos son sus usos principales:
- Para comprobar una transacción económica que se realizó entre dos partes de manera correcta y satisfactoriamente.
- Para demostrar que una operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
- Para hacer reclamaciones en caso de fallas en los productos o servicios comprados o por incumplimiento de pago complementario.
- Sirve como justificante fiscal que se debe presentar ante el SAT para demostrar los ingresos y egresos realizados de acuerdo a la actividad económica.
La factura electrónica es utilizada por instituciones, empresas y personas físicas.
¿Cómo se emite una factura?
Para poder emitir facturas electrónicas, el emisor debe utilizar medios electrónicos, así como estar dado de alta en el SAT, contar con RFC y firma electrónica (firma digital). También debe tener conocimiento de lo que se va a facturar, ya sea la compra o contratación de un producto o servicio, así como con los datos del receptor.
Antes de comenzar debes saber que tipo de factura electrónica se va a emitir, el Uso de CFDI que se le va a dar, la forma de pago y las claves del o los productos o servicios, ya teniendo toda la información, ingresa al sistema de facturación electrónica y genera una nueva.
Después agrega todos los datos requeridos con los que ya cuentas para llenar los campos, ya que hayas completado toda la información, agrega los impuestos, solo si aplica, y genera tu factura.
Por último, solamente tienes que descargar los archivos correspondientes y enviarla a tu cliente a través de su correo electrónico. Recuerda que si facturas a través de un sistema PAC debes adquirir los folios fiscales primero. Un proveedor que recomendamos es https://www.factura-e.mx/folios-digitales/
Los diferentes proveedores de factura electrónica ofrecen diferentes planes, para todo tipo de empresas y presupuestos.
La diferencia entre utilizar el sistema gratuito del SAT y un PAC autorizado es que los sistemas de facturación electrónica de paga brindan mayores herramientas para personalización y control de tus facturas electrónicas.
Algunos ejemplos son FEP y Factura-e.mx
Contenido de la Factura Electrónica
El contenido de la factura deben ser los siguientes datos, con los cuales se validará que fue realizada en un proveedor autorizado:
- Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien emite.
- Régimen Fiscal del emisor.
- Domicilio fiscal.
- Número de folio asignado por el SAT y sello digital (Firma electrónica avanzada).
- Sello digital del contribuyente emisor.
- Lugar y fecha de expedición.
- Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la persona receptora.
- Nombre, denominación o razón social del receptor.
- Régimen fiscal del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Uso del comprobante fiscal digital (Uso de CFDI).
- Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen (Conceptos).
- Valor unitario con número.
- Importe total con número o letra.
- Señalar si el pago se realiza en una sola exhibición o en parcialidades.
- Si es el caso, se debe indicar el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasa de impuesto o si se trata de impuestos retenidos.
- Forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, crédito, de servicio o monedero electrónico que autorice el Servicio de Administración Tributaria).
Características de la factura electrónica en México
La factura electrónica oficial debe cumplir con características las cuales permiten identificarla y validarla, son las siguientes:
Firma Electrónica
Para que un contribuyente pueda expedir una factura electrónica es obligatorio que este cuente con su firma electrónica. Esta se conforma por datos y caracteres cifrados que la hacen segura, única e irrepetible.
Con esta se identifica que el emisor está dado de alta en el SAT y cumple con sus obligaciones fiscales.
Formato de factura XML
El único formato utilizado en México es el XML. Este formato cuenta con un cifrado en cadena que incluye un sello digital (Firma electrónica avanzada) y un folio, estos datos hacen el archivo sea único e irrepetible
Formato de impresión
Así como existe el formato para que se valide la información en el sistema del SAT, también existe un formato que se utiliza para mostrar la factura electrónica de una forma gráfica y más entendible para los contribuyentes.
Este formato es PDF, cuenta con un código regulado con el cual se puede validar que la factura electrónica es un documento original y aprobado por el SAT.
Básicamente, es una versión digital de las facturas que se hacían en papel, con esto también se apoya a la reducción de la contaminación al medio ambiente.
En este artículo te explicamos más sobre las partes de una factura y cómo revisar facturas en el SAT
Control fiscal (timbre)
El timbre es una herramienta que se usa para validar todas las facturas electrónicas que han sido expedidas a través del facturador electrónico del SAT o un Proveedor Autorizado de Certificación, también permite la cancelación de una factura.
Los timbres se componen de cinco elementos:
- Folio fiscal digital.
- Fecha y hora de expedición
- Sello digital.
- Certificado del SAT.
- Sello del SAT.
Cada vez que se realiza una CFDI en un proveedor de Facturación electrónica, se debe revisar que cuente con estas características.
Diferencias entre CFDI 3.3 y CFDI 4.0
De acuerdo a los cambios recientes en la Miscelánea fiscal, el Comprobante Fiscal Digital por Internet 4.0 tiene cambios significativos en relación con la facturación electrónica versión 3.3, estos cambios se realizaron en los datos, las reglas de validación y el manejo de los complementos fiscales, como el de pagos.
La nueva versión incluye nuevos campos y formatos para obtener la correcta información fiscal. Los siguientes son algunos de los cambios considerables entre las versiones:
- Es obligatorio colocar la dirección fiscal tanto del emisor y del receptor
- El complemento de pagos ha sido actualizado a la versión 2.0
- Se incluye un nuevo formato que es el Comprobante de Retenciones e Información de Pagos
- Condiciones nuevas para cancelar CFDI
- Se permite la relación entre CFDI
Consulta la Miscelánea fiscal 2023 aquí
Tipos de Facturas Electrónicas
A través de los sistemas autorizados de facturación electrónica se permiten emitir los tipos de facturas que existen y que se tienen que solicitar de acuerdo a la situación fiscal de cada tipo de contribuyente, estos tipos de facturas son:
- De ingresos, esta normalmente es usada por las personas físicas que ofrecen algún servicio profesional, venden algún tipo de producto o son arrendatarios.
- De egresos, es para los casos en los que se tiene que hacer una devolución de algún pago recibido o se tiene que corregir algún comprobante de ingresos.
- Por traslado, este tipo sirve más para transportistas para comprobar que está llevando mercancías de un punto a otro.
- De nómina, estas son emitidas principalmente por los patrones que dan remuneraciones a sus trabajadores.
- Por recepción de pagos, debe hacerse cuando se llevan a cabo pagos en parcialidades.
- Comprobante de retenciones e información de pagos, este es un documento que demuestra que la retención de impuestos se efectuó.
¿En dónde se pueden realizar?
Existen diferentes maneras para la facturación electrónica, como son a través de la aplicación gratuita en el portal del SAT o por medio de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
Las facturas que se realizan aquí son totalmente válidas para efectos fiscales y son totalmente digitales; sin embargo, al generar un archivo PDF tienes la opción de poder imprimirlas si así lo deseas.
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura digital?
Aunque parezcan los mismos términos y sean un solo comprobante fiscal, son conceptos diferentes, en este caso la factura digital es el formato PDF o la imagen o representación gráfica del documento que se entrega al cliente, es de carácter informativo y no tiene validez.
Y la factura electrónica es un archivo en formato XML, el cual si es válido, ya que ha sido verificado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Preguntas Frecuentas
¿Qué es un CFDI?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet, en sus siglas CFDI, es el formato oficial que el Servicio de Administración Tributaria proporciona para la emisión de la factura electrónica en México. Este documento normalmente se expide en formato XML y debe seguir los lineamentos establecidos.
¿Qué es el complemento de pago en una factura electrónica?
Un complemento de este tipo se agrega a la factura electrónica para que se pueda comprobar que el pago de la factura se realizó de manera total o parcial. Este complemento es obligatorio para aquellas facturas que se paguen a crédito o en parcialidades.
¿Se pueden cancelar las Facturas Electrónicas?
Las facturas electrónicas emitidas si se pueden cancelar, pero existen reglas y requisitos que se deben cumplir para hacerlo de la forma correcta.
Fundamento Legal
Desde el 2004 la factura electrónica fue avalada por el SAT, esto se puede encontrar dentro del Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal referente a los Comprobantes Fiscales Digitales.
Resolución Miscelánea Fiscal 2023, consulta aquí.
Aquí se establecen los fundamentos legales y técnicos, tanto para persona física o moral utilice la facturación electrónica y emita Comprobantes Fiscales Digitales.
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