Una factura electrónica es un comprobante fiscal digital, que se genera de forma electrónica en plataformas en línea, ya sea el sistema gratuito del SAT o sistemas de facturación autorizados.
Estos comprobantes son las versiones digitales de las facturas convencionales y sirven como comprobantes de transacciones económicas y se utilizan para llevar un registro que permita el control contable.
¿Para qué sirve?
Su principal función es tener un mejor control sobre la situación fiscal y económica del país a través de un sistema digital.
Estos son sus usos principales:
- Para comprobar una transacción económica que se realizó entre dos partes de manera correcta y satisfactoriamente.
- Para demostrar que una operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
- Para hacer reclamaciones en caso de fallas en los productos o servicios comprados o por incumplimiento de pago complementario.
- Sirve como justificante fiscal que se debe presentar ante el SAT para demostrar los ingresos y egresos realizados de acuerdo a la actividad económica.
La factura electrónica es utilizada por instituciones, empresas y personas físicas.
¿Cómo se emite una factura?
Para poder emitir una factura, el emisor debe estar dado de alta en el SAT, contar con RFC y firma electrónica. También debe tener conocimiento de lo que se va a facturar, ya sea la compra o contratación de un producto o servicio, así como con los datos del receptor.
Antes de comenzar debes saber que tipo de factura se va a emitir, el Uso de CFDI que se le va a dar, la forma de pago y las claves del o los productos o servicios, ya teniendo toda la información, ingresa al sistema de facturación y genera una nueva.
Después agrega todos los datos requeridos con los que ya cuentas para llenar los campos, ya que hayas completado toda la información, agrega los impuestos, solo si aplica, y genera tu factura.
Por último, solamente tienes que descargar los archivos correspondientes y enviarla a quien corresponda a través de su correo electrónico. Recuerda que si facturas a través de un sistema PAC debes adquirir los folios fiscales.
La diferencia entre utilizar el sistema gratuito del SAT y un PAC autorizado es que los sistemas de facturación de paga brindan mayores herramientas para personalización y control de tus facturas.
Algunos ejemplos son FEP y Factura-e.mx
Características de la factura electrónica en México
La factura electrónica oficial debe cumplir con características las cuales permiten identificarla y validarla,
Son las siguientes:
Firma Electrónica
Para que un contribuyente pueda expedir una factura electrónica es obligatorio que este cuente con su firma electrónica. Esta se conforma por datos y caracteres cifrados que la hacen segura, única e irrepetible.
Con esta se identifica que el emisor está dado de alta en el SAT y cumple con sus obligaciones fiscales.
Formato de factura XML
El único formato utilizado en México es el XML. Este formato cuenta con un cifrado en cadena que incluye un sello digital y un folio, estos datos hacen el archivo sea único e irrepetible
Formato de impresión
Así como existe el formato para que se valide la información en el sistema del SAT, también existe un formato que se utiliza para mostrar la factura de una forma gráfica y más entendible para los contribuyentes.
Este formato es PDF, cuenta con un código regulado con el cual se puede validar que la factura es un documento original y aprobado por el SAT.
Básicamente, es una versión digital de las facturas que se hacían en papel.
En este artículo te explicamos más sobre las partes de una factura y cómo revisar facturas en el SAT
Control fiscal (timbre)
El timbre es una herramienta que se usa para validar todas las facturas electrónicas que han sido expedidas a través del facturador electrónico del SAT o un Proveedor Autorizado de Certificación, también permite la cancelación de una factura.
Los timbres se componen de cinco elementos:
- Folio fiscal digital.
- Fecha y hora de expedición
- Sello digital.
- Certificado del SAT.
- Sello del SAT.
Tipos de Facturas
A través de los sistemas autorizados se permiten emitir los tipos de facturas que existen y que se tienen que solicitar de acuerdo a la situación fiscal de cada tipo de contribuyente, estos tipos de facturas son:
- De ingresos, ésta normalmente es usada por las personas físicas que ofrecen algún servicio profesional, venden algún tipo de producto o son arrendatarios.
- De egresos, es para los casos en los que se tiene que hacer una devolución de algún pago recibido o se tiene que corregir algún comprobante de ingresos.
- Por traslado, este tipo sirve más para transportistas para comprobar que está llevando mercancías de un punto a otro.
- De nómina, estas son emitidas principalmente por los patrones que dan remuneraciones a sus trabajadores.
- Por recepción de pagos, debe hacerse cuando se llevan a cabo pagos en parcialidades.
- Comprobante de retenciones e información de pagos, este es un documento que demuestra que la retención de impuestos se efectuó.
¿En dónde se pueden realizar?
Existen diferentes maneras para generar sus facturas, como son a través de la aplicación gratuita en el portal del SAT o por medio de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).
Las facturas que se realizan aquí son totalmente válidas para efectos fiscales y son totalmente digitales; sin embargo, al generar un archivo PDF tienes la opción de poder imprimirlas si así lo deseas.
¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura digital?
Aunque parezcan los mismos términos y sean un solo comprobante fiscal, son conceptos diferentes, en este caso la factura digital es el formato PDF o la imagen o representación gráfica del documento que se entrega al cliente, es de carácter informativo y no tiene validez.
Y la factura electrónica es un archivo en formato XML, el cual si es válido, ya que ha sido verificado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Fundamento Legal
Desde el 2004 la factura electrónica fue avalada por el SAT, esto se puede encontrar dentro del Anexo 20 de la Miscelánea Fiscal referente a los Comprobantes Fiscales Digitales.
Aquí se establecen los fundamentos legales y técnicos, tanto para persona física o moral que emita Comprobantes Fiscales Digitales.
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